Contrato de Encargo de Datos Personales

El presente Contrato de Encargo de Datos Personales, en adelante “el Contrato”, regula el tratamiento que LKASoft, operador de la plataforma Clarya, realiza de los datos personales que la persona física o moral que contrata Clarya, en adelante “EL CLIENTE”, introduce en la plataforma.

El Contrato forma parte de los Términos y Condiciones de Uso y Contratación de Clarya y se acepta de forma electrónica junto con ellos. En lo que no prevea, se aplicarán dichos Términos y la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su normativa.

1. PARTES Y PAPEL DE CADA UNA

EL CLIENTE es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus pacientes, empleados y demás titulares que registre en Clarya, ya que decide para qué y cómo se utilizan.

LKASoft es el encargado del tratamiento: trata esos datos únicamente por cuenta de EL CLIENTE, para prestarle el servicio de Clarya.

2. OBJETO

LKASoft tratará los datos personales que EL CLIENTE introduzca en Clarya con la única finalidad de prestarle el servicio contratado, lo que incluye almacenarlos, mostrarlos a los usuarios autorizados por EL CLIENTE, procesarlos en las funciones de la plataforma, respaldarlos, darles soporte técnico y protegerlos.

Las funciones de la plataforma incluyen, entre otras, expedientes y exámenes visuales, graduaciones, agenda y citas, ventas, órdenes de laboratorio, garantías, créditos y cobranza, y el envío de recetas y avisos a pacientes cuando EL CLIENTE lo decida.

3. DATOS Y TITULARES

Los titulares cuyos datos puede tratar LKASoft por cuenta de EL CLIENTE son:

• Pacientes y clientes de EL CLIENTE, incluidos menores de edad.
• Empleados y usuarios de EL CLIENTE que acceden a Clarya.

Los datos pueden incluir:

• Datos de identificación y contacto: nombre, fecha de nacimiento, sexo, teléfono, correo electrónico y domicilio.
• Datos fiscales, cuando el paciente solicita factura.
• Datos de salud: expediente visual, graduación, agudeza visual, antecedentes y demás información clínica que EL CLIENTE registre. Son datos personales sensibles.
• Datos de ventas, pagos, créditos, citas, garantías y órdenes de laboratorio.
• Fotografías que EL CLIENTE cargue, como las evidencias de garantías.

4. INSTRUCCIONES DE EL CLIENTE

LKASoft tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones de EL CLIENTE. Se consideran instrucciones el uso que EL CLIENTE y sus usuarios hagan de las funciones de Clarya, la configuración que elija en la plataforma y las solicitudes que haga por escrito a LKASoft.

LKASoft no utilizará los datos para fines propios ni distintos a la prestación del servicio. En particular, no los utilizará para publicidad, no los venderá ni elaborará perfiles comerciales con ellos.

Si LKASoft considera que una instrucción es contraria a la ley, lo informará a EL CLIENTE y podrá abstenerse de cumplirla.

5. OBLIGACIONES DE EL CLIENTE

Como responsable, EL CLIENTE se obliga a:

• Contar con su propio aviso de privacidad y ponerlo a disposición de sus pacientes.
• Obtener el consentimiento expreso de sus pacientes para tratar sus datos de salud, y el de los padres, tutores o representantes legales en el caso de menores de edad.
• Registrar en Clarya solo los datos necesarios para la atención de sus pacientes y mantenerlos exactos.
• Definir qué usuarios de su personal acceden a la plataforma y con qué permisos, y retirar el acceso a quien deje de necesitarlo.
• Procurar que sus usuarios mantengan sus contraseñas en secreto y no compartan cuentas.
• Atender las solicitudes de derechos ARCO de sus pacientes.

6. CONFIDENCIALIDAD

LKASoft mantendrá en secreto los datos personales que trate por cuenta de EL CLIENTE. Solo podrá acceder a ellos el personal autorizado de LKASoft que lo necesite para prestar el servicio, dar soporte, resolver incidentes o mantener la seguridad de la plataforma, y ese personal está obligado a guardar confidencialidad.

La obligación de confidencialidad subsiste aun después de terminado el Contrato.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD

LKASoft mantiene medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos, entre ellas:

• Separación de la información de cada cliente: cada usuario solo ve los datos de su propia empresa.
• Usuarios individuales, roles y permisos por pantalla y por sucursal.
• Contraseñas guardadas con algoritmos de cifrado de un solo sentido; nunca en texto legible.
• Límite de intentos de inicio de sesión y de peticiones, para frenar ataques de fuerza bruta.
• Cierre de sesión por inactividad y registro de las sesiones abiertas.
• Bitácora de auditoría de las acciones relevantes realizadas en la plataforma.
• Cifrado de las comunicaciones entre el navegador y la plataforma.
• Cifrado de las llaves y credenciales de servicios externos guardadas en la plataforma.
• Respaldos diarios de la información.
• Almacenamiento privado de las fotografías, que solo se muestran mediante enlaces temporales.

LKASoft podrá actualizar o sustituir estas medidas por otras equivalentes o mejores, sin reducir el nivel de protección.

8. SUBENCARGADOS

EL CLIENTE autoriza a LKASoft a apoyarse en los siguientes proveedores, que tratan datos únicamente para la función indicada:

• Neubox: alojamiento del servidor donde reside la base de datos principal.
• Supabase: autenticación de las cuentas del portal del titular y almacenamiento privado de las fotografías de evidencia de garantías.
• Resend: envío de los correos electrónicos que EL CLIENTE decide mandar a sus pacientes, como las recetas.
• DeepSeek: asistente de ayuda dentro de Clarya. Recibe las preguntas de los usuarios y datos agregados de la sucursal, sin nombres ni expedientes de pacientes. Sus servidores se ubican fuera de México.
• Telegram: avisos técnicos de errores dirigidos al equipo de LKASoft.

LKASoft exigirá a sus subencargados obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este Contrato, y responderá ante EL CLIENTE por el incumplimiento de ellos.

Si LKASoft incorpora o sustituye un subencargado que trate datos de pacientes, lo informará a EL CLIENTE en el portal del titular o por correo electrónico con al menos 15 días naturales de anticipación. Si EL CLIENTE tiene una objeción razonable, podrá manifestarla en ese plazo y, si las partes no llegan a un acuerdo, cancelar el servicio sin penalización.

9. VULNERACIONES DE SEGURIDAD

Si LKASoft confirma una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los datos de EL CLIENTE, como un acceso no autorizado, una pérdida, una alteración o una divulgación indebida, se lo informará en un plazo máximo de 72 horas desde que la confirme, por correo electrónico al titular de la cuenta.

El aviso incluirá, en la medida en que se conozca:

• La naturaleza de la vulneración y cuándo ocurrió.
• Los datos personales y titulares que pudieron verse afectados.
• Las medidas que LKASoft ha tomado o tomará para contenerla y corregirla.
• Las recomendaciones para que EL CLIENTE y los titulares puedan protegerse.
• Un medio de contacto para obtener más información.

LKASoft ampliará la información conforme avance la investigación y apoyará a EL CLIENTE para que, como responsable, informe a los titulares afectados.

10. SOLICITUDES DE DERECHOS ARCO

Si un paciente de EL CLIENTE presenta a LKASoft una solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición, LKASoft la turnará a EL CLIENTE dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción y no la responderá directamente, salvo instrucción de EL CLIENTE.

Clarya permite a EL CLIENTE consultar, corregir y exportar la información de sus pacientes. Cuando eso no baste para atender una solicitud, LKASoft dará el apoyo técnico razonable para que EL CLIENTE la atienda en los plazos que marca la ley.

11. TRANSFERENCIAS Y REQUERIMIENTOS DE AUTORIDAD

LKASoft no transferirá los datos de EL CLIENTE a terceros, salvo a los subencargados del apartado 8 o cuando lo exija la ley.

Si una autoridad competente requiere a LKASoft datos de EL CLIENTE, LKASoft se lo informará antes de entregarlos, salvo que la ley o la propia autoridad lo prohíban, y entregará solo lo estrictamente requerido.

12. TERMINACIÓN, DEVOLUCIÓN Y BORRADO

Mientras la cuenta esté activa, EL CLIENTE puede exportar su información con las funciones de exportación de Clarya.

Al terminar el servicio, LKASoft conservará la información durante un máximo de 12 meses, conforme a la cláusula de conservación después de la baja de los Términos y Condiciones, para que EL CLIENTE pueda solicitar su recuperación. Transcurrido ese plazo, o antes si EL CLIENTE lo solicita por escrito, LKASoft eliminará los datos de sus sistemas de producción, y las copias en respaldos desaparecerán conforme a sus ciclos de rotación.

A solicitud de EL CLIENTE, LKASoft le entregará una constancia por escrito de la eliminación.

Lo anterior no aplica a la información que LKASoft deba conservar por obligación legal, que se mantendrá bloqueada y solo se utilizará para cumplir esa obligación.

13. VERIFICACIÓN

A solicitud razonable de EL CLIENTE, LKASoft le proporcionará la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este Contrato, como la descripción de sus medidas de seguridad y la lista vigente de subencargados.

14. RESPONSABILIDADES

Cada parte responde por el incumplimiento de las obligaciones que le corresponden conforme a este Contrato y a la ley.

Si LKASoft trata los datos para fines propios o distintos a los instruidos por EL CLIENTE, asumirá respecto de ese tratamiento las obligaciones de un responsable.

En lo demás, se aplican las limitaciones de responsabilidad de los Términos y Condiciones, salvo en casos de dolo o mala fe.

15. VIGENCIA Y CAMBIOS

El Contrato está vigente mientras EL CLIENTE utilice Clarya y hasta que concluya la eliminación prevista en el apartado 12.

LKASoft podrá modificar el Contrato conforme a la cláusula de modificaciones de los Términos y Condiciones. La versión vigente estará siempre disponible en https://clarya.mx/contrato-de-encargo.

16. CONTACTO

Para cualquier asunto relacionado con este Contrato:

• Encargado: LKASoft
• Domicilio: Calle Carrillo Puerto, Número 18, C.P. 45500, Tlaquepaque, Jalisco, México
• Correo de privacidad: contacto@lkasoft.com
• Sitio web: https://clarya.mx

Última actualización: 29 de octubre de 2026