CRM para ópticas: que tus pacientes regresen y te recomienden
Clarya sabe a quién le toca su revisión, quién dejó de venir y a quién se le acaban los lentes de contacto. Te dice a quién atender hoy, te deja el WhatsApp listo con sus datos y premia a quien regresa y a quien te recomienda. Incluido en todos los planes.
Lo que necesita atención hoy: revisiones, cotizaciones, entregas, exámenes sin compra, cumpleaños y saldos.
Lo que toca hoy
Cada mañana, a quién hay que atender
El CRM trabaja con lo que ya pasa en tu óptica: las citas, los exámenes y las ventas. No hay que capturar nada aparte para que sepa a quién buscar.
Revisiones y reposiciones
A quién le toca revisarse y a quién se le acaban los lentes de contacto, calculado del examen y de lo que compró.
Clientes que se enfriaron
Quién dejó de comprar, quién se examinó y no compró, quién no llegó a su cita y quién tiene saldo pendiente.
Cotizaciones por vencer
Las cotizaciones abiertas y las que están por vencer, para convertirlas en venta antes de perderlas.
Cumpleaños
Quién cumple en los próximos días, para felicitarlo con el mensaje ya escrito.
Automatizaciones
10 reglas que buscan a quién atender
Prendes las que quieras, eliges con cuántos días y a quién se le asigna. Cada una deja un seguimiento con responsable y fecha, sin repetirlo: correrla dos veces el mismo día no duplica nada.
01
Cumpleaños
Clientes que cumplen años en los próximos días.
02
Próxima revisión
Clientes a los que les llega la fecha de su próxima revisión: la que se eligió al finalizar el examen o, sin dato, la del periodo de la empresa.
03
Reposición de lentes de contacto
Clientes a los que se les está acabando lo que compraron (cajas × vida por caja de cada producto con reposición), desde el aviso que tiene cada producto.
04
Entrega lista para recoger
Pacientes con una orden en la sucursal que todavía no recogen.
05
Examen sin compra
Pacientes que se hicieron el examen en los últimos 30 días y no compraron.
06
No asistió a su cita
Clientes que no llegaron a una cita en los últimos días.
07
Saldo pendiente
Clientes que deben dinero de una venta desde hace los días indicados.
08
Dejó de comprar
Clientes que compraron alguna vez y llevan sin comprar los meses que se indiquen.
09
No se revisa
Clientes que ya vinieron antes y no tienen examen ni cita atendida en el periodo indicado.
10
Cotización por vencer
Cotizaciones abiertas cuya vigencia se acaba en los próximos días.
Postventa y reseñas
Pregunta cómo le fue, y pide la reseña solo cuando le fue bien
Después de la entrega, Clarya te recuerda preguntarle al paciente cómo le fue. Anotas su respuesta del 1 al 5: si le fue bien, le mandas el enlace de reseñas de tu sucursal en Google; si le fue regular o mal, no se le pide la reseña y se abre un seguimiento para resolverlo.
Adaptación de anteojos
7 días después de entregar los lentes.
Adaptación pediátrica
7 días después de la entrega, si el paciente es menor.
Adaptación de lentes de contacto
7 días después, la primera vez que los usa.
Reposición de lentes de contacto
3 días después de entregar la reposición.
Después de la garantía
7 días después de resolver una garantía.
Experiencia general
30 días después de la entrega, en cualquier venta.
Cada seguimiento se prende o se apaga, con sus días y su mensaje. Las respuestas se ven en el expediente del paciente.
Valor del cliente
Quién vale más, y a quién hablarle antes
Cada cliente se compara con los demás de tu empresa: qué tan reciente compró, qué tan seguido y cuánto ha dejado. Así sirve igual en una óptica chica que en una cadena, sin números inventados.
Campeones
Compran seguido y hace poco. Cuídalos: atención preferente y avísales primero de lo nuevo.
Leales
Vuelven con regularidad. Buen momento para segundo par o accesorios.
Prometedores
Compraron hace poco pero todavía pocas veces. Dales seguimiento para que haya una segunda compra.
Valiosos en riesgo
Han dejado mucho dinero y llevan tiempo sin volver. Estos son los que hay que llamar primero.
En riesgo
Compraban seguido y se enfriaron. Búscalos antes de que se vayan con otro.
Dormidos
Llevan mucho sin comprar. Campaña de reactivación, no llamada uno a uno.
Ocasionales
Compras aisladas y de bajo monto. Mantenlos con campañas, sin gastarles tiempo de mostrador.
Los grupos de tus clientes, cuánto ha dejado cada uno y qué conviene hacer con ellos.
Fidelización
Premia a quien regresa y a quien te recomienda
Monedero electrónico
Un porcentaje de cada compra regresa como saldo para la siguiente. Cada sucursal decide cuánto, y cada abono vence por su cuenta en el tiempo que tú elijas, o no vence.
Referidos
Al dar de alta a un paciente se registra quién lo recomendó. El premio se paga en su monedero cuando el recomendado hace su primera compra, no al registrarlo.
Cupones
Un código que da acceso a una promoción que ya existe, con sus reglas. El cupón es el permiso y el rastro de dónde vino la venta.
De dónde salió el saldo de tus clientes, en qué se usó y cuánto les queda por gastar.
Reglas del CRM
Pensado para cuidar la relación, no para llenar de mensajes
Nada sale solo
Clarya arma la lista y deja el mensaje listo; lo manda una persona, que decide qué se dice.
A quien dijo que no, no se le escribe
El permiso es por canal y se respeta al armar la lista, no al final.
Cada quien ve lo suyo
Quien no ve todas las sucursales solo ve los clientes y seguimientos de la suya.
Viene incluido en todos los planes de Clarya, igual que el monedero electrónico y los referidos. No es un sistema aparte que haya que conectar: trabaja con los mismos pacientes, exámenes y ventas.
¿Clarya les manda mensajes solo a mis pacientes?
No. Clarya arma la lista de a quién atender y deja el mensaje listo, con el nombre y los datos del paciente, para mandarlo por WhatsApp. Siempre lo envía una persona de tu equipo: nada sale solo.
¿Cómo sabe Clarya a quién le toca su revisión?
Al terminar el examen, el optometrista elige cuándo debe volver el paciente: en 6, 12 o 18 meses, o en una fecha. Con eso Clarya calcula su próxima revisión y te avisa desde 7 días antes.
¿Y la reposición de lentes de contacto?
Depende de cuántas cajas compró. En cada producto defines cuánto dura una caja; con 2 cajas de 6 meses compradas el 15 de septiembre, la reposición toca el 15 de septiembre del año siguiente, y el aviso sale con los días de anticipación que elijas.
¿Puedo pedir reseñas en Google a mis pacientes?
Sí. Después de la entrega toca preguntarle al paciente cómo le fue. Si le fue bien, se le manda el enlace de reseñas de tu sucursal en Google; si le fue mal, no se le pide la reseña: se abre un seguimiento para resolver el problema.
¿Qué pasa con los pacientes que no quieren recibir mensajes?
Clarya guarda por qué canal acepta mensajes cada paciente y los deja fuera al armar cualquier lista o campaña. A quien dijo que no, no se le escribe.
